Waarom je bedrijf een stijlgids, tone of voice en copyboard nodig heeft (ja, ook dat van jou!)
Maar mijn bedrijf is heel klein! Waarom zou ik tijd verliezen met het opstellen van een stijlgids en tone of voice?
Dit is de reactie die ik meestal van mijn klanten krijg wanneer ik hen vertel dat het zeer interessant zou zijn om een stijlgids op te stellen en een tone of voice te bepalen.
Een reactie die me niet echt verbaasd, want voor de zaakvoerder/zaakvoerster van een kleine of middelgrote onderneming betekent dit vaak nog een taak toevoegen aan de ellenlange ‘to do’-lijst.
En waarvoor dient het? Dat vragen ze me bijna altijd…
Wat zal het opstellen van een stijlgids en een tone of voice bepalen me opleveren?
Veel.
En waarvoor dient het? Dat vragen ze me bijna altijd…
Wat zal het opstellen van een stijlgids en een tone of voice bepalen me opleveren?
Veel.
Het zal je helpen om op een eenduidige manier met je klanten te communiceren.
Het zal je helpen om coherent te communiceren met je huidige en toekomstige werknemers.
En het zal je helpen om duidelijk te zijn tegenover jezelf.
Als het bovendien de bedoeling is om je rebranding op een professionele manier aan te pakken (wat het zou moeten zijn!), dan is het van het grootste belang dat je je berichtgeving aanpakt en dat je die duidelijk beschrijft in je stijlgids en tone of voice.
Jouw doel is namelijk dat al je content op een juiste manier je branding uitstraalt.
Wat is de tone of voice van een bedrijf?
Zoals Tere Rodríguez zegt, de copywriter waarmee we samenwerken voor onze teksten in het Spaans en Engels:
“De tone of voice van je bedrijf reflecteert de ‘persoonlijkheid’ of DNA van je merk via het geschreven woord. De tone of voice bepaalt wat je zegt en hoe je het zegt: de inhoud en de communicatiestijl van je teksten, in eender welke context en via eender welk medium. De tone of voice is dat element dat ervoor zorgt dat de klant het bedrijf kan blijven herkennen, zelfs wanneer we het logo, het kleurenpalet en alle visuele elementen die bij branding horen en een bedrijf van zijn concurrent onderscheiden, verwijderen.”
Wat is het verschil tussen de tone of voice en de voice van een bedrijf?
De voice van een bedrijf is, zoals die van een mens, meestal dezelfde.
De tone of voice kan variëren naargelang de context, de emotionele toestand van degene die we aanspreken…
We merken hetzelfde verschil op in communicaties van bedrijven. Laten we bijvoorbeeld kijken naar die van Tere, Zen Digital.
De tone of voice van Zen Digtial is menselijk, persoonlijk, intelligent en gedurfd.
De toon daarentegen is informeel en direct.
En voor de duidelijkheid,
“informeel” betekent in dit specifieke geval:
- natuurlijk
- eerlijk
- persoonlijk
- menselijk
- familiair
“informeel” betekent in dit specifieke geval:
- natuurlijk
- eerlijk
- persoonlijk
- menselijk
- familiair
“Direct” betekent:
- duidelijk
- beknopt
- precies
En “direct” betekent nooit:
- onrespectvol
- onbeleefd
- ongeduldig
Wat is het voordeel van een stijlgids en tone of voice hebben?
1 - Het doet je nadenken over je boodschap
Je kan inderdaad zomaar alles opschrijven. Maar deze oefening doet je nadenken over je ideeën en verplicht je je te focussen op wat belangrijk is en wat niet. Wanneer je dit duidelijk hebt, is het veel gemakkelijker om je branding te communiceren.
2. Consistentie
Je publiek een consistent gevoel geven, leidt op termijn tot meer vertrouwen en grotere loyaliteit. Zeker wanneer er meer dan één persoon verantwoordelijk is voor het opstellen van content is het zeer moeilijk om de tone of voice aan te houden. Een stijlgids kan dan een referentie zijn om zo de consistentie van je tone of voice te behouden.
3. Duidelijkheid
De lezer wordt de dag van vandaag gebombardeerd met informatie: hoe duidelijker je maakt wat je thema’s, stijl en sterktes zijn, hoe makkelijker het is om je te onderscheiden van de concurrentie. Het is bovendien een manier om nog eens na te denken over jezelf en je visie en hoe je je kan onderscheiden van je concurrenten in deze overvolle digitale markt.
Hoe bepaal je een tone of voice die je ideale klant herkent?
Bepaal welke karakteristieken net maken dat JIJ JIJ bent
Wat maakt je anders dan je concurrenten?
Wat zorgt ervoor dat jij uniek bent?
Welke speciale eigenschap heeft je aanbod?
Wat is er speciaal aan je businessmodel?
Hoe wil je dat je klanten jou onthouden?
En vooral,
Mochten we je onderneming ‘verpersoonlijken’, met welke 3 adjectieven zou je haar omschrijven? En met welke 3 zeker NIET?
Let erop dat je niet in de val trapt en kiest voor alledaagse eigenschappen die weinig onderscheidend zijn, zoals ‘sympathiek’, ‘eerlijk’ en ‘betrouwbaar’.
Dat zijn namelijk de eigenschappen die iedere onderneming eigenlijk zou moeten hebben. Ze zijn natuurlijk belangrijk wanneer je klanten te woord moet staan, maar ze gaan je niet helpen om een unieke en onderscheidende tone of voice te bepalen.
Nog iets dat je moet vermijden: clichés.
Er is niets speciaals aan een “vooruitstrevend”, “revolutionair” of “proactief” merk zijn. Het zijn lege woorden die te vaak gebruikt worden en die je niet onderscheiden. Integendeel: ze geven je een nadeel vanaf het begin.
In plaats van voor deze woordjes zonder betekenis te kiezen, bepaal die eigenschappen die je speciaal maken. Die eigenschappen waarvoor je bekend wil staan.
Mocht het je nu nog niet duidelijk zijn welke woorden dat precies zijn, vraag dan aan je beste klanten of aan mensen uit je omgeving hoe ze jou omschrijven. Ikzelf heb deze reflectie gedaan met een persoon die ik zowel op professioneel als op vriendschappelijk vlak respecteer.
Vertaal deze eigenschappen naar voordelen voor je klanten
Wanneer je beslist hebt dat je merk creatief is, zoals dat het geval is bij Createria bijvoorbeeld, denk dan na over het volgende: hoe zal jouw creativiteit je klanten voordelen opleveren? Hoe zal jouw persoonlijke eigenschap hen helpen?
Jouw doel is om de essentie van het DNA van je onderneming in een duidelijk voorbeeld voor je klant te vertalen.
Let ook op het volgende:
Gaat deze eigenschap je helpen om je te onderscheiden van je concurrenten in de gesatureerde markt waarin we werken?
Gaat deze eigenschap een onvergetelijk merk creëren die voor altijd in het geheugen van je klanten gegrift staat?
Denk aan de voordelen en uit ze op een duidelijke manier!
Stel de tone of voice gids van je bedrijf op
Waarschijnlijk komt er ooit een dag, hopelijk is die niet te ver af, waarop je bedrijf met gigantische stappen groeit waardoor je steeds meer mensen in dienst moet nemen.
De personen die dan deel zullen uitmaken van je team kennen je waarden niet.
Ze weten niet hoe je communiceert.
En ze weten zeker niet waarom je dat op een bepaalde manier doet.
Daarom is het van belang dat je dit alles uitschrijft in een stijl- en tone of voice gids. Zodat je persoonlijkheid, missie en manier van communiceren met interne en externe personen duidelijk is.
Wat moet er in de stijl en tone of voice gids van je bedrijf staan?
Boodschap
- Marketing boodschap
- USP (Unique Selling Proposition) en verkoopsargumenten
- Thema’s en keywords
Stijl en toon
- De toon die je gebruikt om met klanten te communiceren: vriendschappelijk, persoonlijk, professioneel, beleefd…?
- Taalstijl: simpel, academisch, arrogant, formeel…
- Hoe omschrijf je jezelf tegenover de klant? Ik, wij, het bedrijf?
- Hoe spreek je de klant aan? Jij, u, jullie?
- Gebruik je spreektaal? Scheldwoorden? Afkortingen? Technische termen?
Indien ja: wanneer, hoe en in welke context?
Mocht je merk een persoon of mascotte hebben, bepaal dan ook of hij/zij het publiek aanspreekt. Freddie, de aap van Mailchimp bijvoorbeeld, is steeds aanwezig maar spreekt nooit (meer info kan je hier lezen). De M&M’s daarentegen spreken wel en hebben zelfs allemaal een eigen persoonlijkheid en tone of voice (meer info hier).
Grammatica en leestekens
- Taal en varianten: Nederlands Nederlands of Belgisch Nederlands? Brits of Amerikaans Engels? Spaans van Spanje of van Latijns-Amerika?
- Pictogrammen: wanneer gebruik je emoji’s of smileys?
- HOOFDLETTERS: wanneer is het gebruik toegestaan?
- Schrijfwijze van technische termen: e-mail of email?
- Gebruik van actieve en passieve vormen
Hoe neem je de stijl en tone of voice mee in een rebranding?
Wanneer je je merkimago of merknaam aanpast, hou er dan rekening mee dat je jezelf een belangrijke vraag moet stellen over de tone of voice. Waarom wil je die tone of voice veranderen? Denk na over hoe jouw communicatie kan helpen bij het bepalen van je missie en visie en bij het uitdragen van je waarden tijdens het dagelijkse werk.
Ik wil daarmee niet zeggen dat je tone of voice het middel is tegen slechte teksten en saaie rapporten. Maar een goed uitgewerkt plan over je tone of voice kan je bedrijfscultuur veranderen, je klanten een geweldige ervaring geven, het moraal van jou en je team opkrikken, de verkoop doen stijgen en zelfs de productiviteit verhogen.
Onderscheid je van de rest, waag je op glad ijs. Ga niet voor het zekere, want daar zijn er al te veel van. Kijk naar je concullega’s en doe iets totaal anders. Dat wil niet zeggen dat je je anders moet voordoen. Zoek naar nieuwe opportuniteiten die bij jou en je identiteit passen.
Tenslotte, wat is een copyboard?
Een copyboard is niets meer dan een samenvatting van de stijl- en tone of voice gids.
Het is een visuele voorstelling die als snelle referentie dient voor je teamleden terwijl ze aan het werk zijn. Dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Een copyboard zoals dit voorbeeld is voldoende:
Om tot deze samenvatting te komen, heb ik hulp gekregen van professionele copywriters zoals Tere Rodríguez, over wie ik je eerder al sprak, en Lisa Viane van Livia (voor mijn Nederlandse teksten). Zij hebben me geholpen om al de kennis, tips en meningen die ik heb aan ondernemers zoals jou mee te geven.
En ik ga niet liegen, het kost me veel tijd om deze blogs te schrijven. En ik heb nooit veel waarde gehecht aan mijn stijl en tone of voice gids / copyboard tot ik besliste dat het voor mijn onderneming zeer belangrijk was om een duidelijke en effectieve contentstrategie op te zetten. Zodat ik mijn ideale klant kon aantrekken en me op de eerste zoekpagina’s van Google kon plaatsen terwijl ik in twee talen werk.
En ik raad je aan net hetzelfde te doen.
Meer nog: ik raad je aan er zo snel mogelijk mee te beginnen.
Je zal zien hoeveel het je helpt in het duidelijk krijgen van je ideeën voor je eigen zaak. Je zal de taal van je klanten leren spreken!
Toch nog twijfels?
We weerleggen ze met veel plezier 🙂
We helpen je bovendien met evenveel plezier bij het opzetten van je branding en het implementeren van je digitale marketing.
Want vergeet het niet: in deze markt werkt “goed genoeg” niet langer.
We wachten op je bij Createria!
